WEB制作に限らないことだとは思いますが、発注側の考えや情報を引き出すために必要な要素としてヒアリング（インタビュー）というものがあります。
詠んで字のごとく、対面で会話をすることによって要件や情報を引き出すことです。
特に、WEB制作側は発注側の開くオリエンテーションに参加し、要件を確認することで、発注側が用意した以上に質疑応答などで情報を引き出し、ミスマッチを防ぐ必要があると思います。ヒアリングを行うことで、提案依頼の背景や、WEB制作することによって何を得たいのか、また要求事項を直接発注者側に説明してもらい、その後のすり合わせを防ぐ事ができる可能性があります。その他にも、直接話してもらうことで、RFP（提案依頼書）からは確認できない、項目に対する比重や温度感を得られるというメリットがあるため、提案書以上の情報が得られる可能性があります。
ただし、ヒアリング（インタビュー）は尋問でもなければ、著名人へのインタビューでもありません。時間がないからと尋問が如く、キビキビと必要なことだけ突っ込んでしまうと答えづらくなり、とりあえずの回答をされてしまい齟齬が起きる可能性もあります。
また、発注者の期待する提案を作りたい、トラブルを避けたいとつい品質や技術面の質問ばかりにもなってしまいがちで、そうなるとプロジェクトの目的や本質を引き出すことを妨害してしまうかもしれません。逆に、有名人インタビューのようにその想いにまつわる話ばかりを聞けばいいわけでもありません。
最終的に要件を得るには相手の思想に、どう技術で答えるかが大事なので、時間配分に気をつけつつ具体的な要望やデザインも聞ける範囲で聞き出せるとプロジェクトをスムーズに進められると思います。